SC MYTIB SERV SRL :: Ghid de utilizare

Pentru functionarea corecta a soft-ului de Consultanta HACCP este necesar ca la prima utilizare sa fie configurate datele societatii care il utilizeaza. Daca aceste date nu sunt introduse unele optiuni ale soft-ului nu vor functiona, caz in care veti fi atentionat prin intermediul unor casete de mesaje corespunzatoare.

Configurarea datelor societatii este descrisa in sectiunea Date utilizator.

In aceasta sectiune a programului se vor configura termenii de baza pentru studiile (de exemplu: Brutarie, Prelucrarea carnii etc.) sistemului HACCP. Pentru aceasta se va accesa butonul configurare.

Descrierea ferestrei Termeni de baza pentru sistemul HACCP:

Butonul Adaugare studiu nou:

- cu ajutorul acestui buton se pot defini studii noi pentru sistemul HACCP
- titlul noului studiu se va specifica in caseta text alaturata etichetei "Adauga studiu:"
- pentru fiecare studiu in parte este necesar completarea urmatoarelor informatii: Termeni de referinta, Descrierea produsului/procesului, Scopul utilizarii, Echipa HACCP.
- salvarea studiului in baza de date se va face accesand butonul Salvare studiu
- daca doriti sa renuntati la adaugarea unui studiu nou veti accesa butonul Anulare adaugare studiu

Butonul Modificare studiu :

- prin intermediul acestui buton se pot modifica datele referitoare la un studiu deja existent in baza de date
- studiul pe care doriti sa-l modificati se va alege din lista de selectie alaturata etichetei "Alege studiul:"
- salvarea studiului, dupa modificare, se va face accesand butonul Salvare studiu
- daca doriti sa renuntati la modificarea studiului veti accesa butonul Anulare modificare studiu

Butonul Stergere studiu :

- prin intermediul acestui buton se poate sterge din baza de date un studiu creat anterior
- studiul pe care doriti sa-l stergeti se va alege din lista de selectie alaturata etichetei "Alege studiul:"
- in momentul accesarii butonului se va cere utilizatorului confirmarea stergerii

Generarea raportului ce contine termenii de baza pentru sistemul HACCP se va face prin intermediul butonului Listare raport. Raportul este generat pentru studiul ales din lista de selectie alaturata etichetei "Alege studiul:". Pentru listarea raportului la imprimanta se va da click dreapta in cadrul acestuia si se va alege din meniul aparut optiunea Print.

In aceasta sectiune a programului se editeaza diagrama flux pentru studiile definite in sectiunea Termeni de baza pentru sistemul HACCP. Pentru aceasta se va accesa butonul diagrama flux .

Descrierea ferestrei Editor diagrame flux:

Meniul Fisier:

- optiunea Nou: se creaza o noua diagrama
- optiunea Deschide: se deschide o diagrama flux deja existenta; se poate deschide o diagrama de flux corespunzatoare unui studiu HACCP, precum si o diagrama care nu face referire la un studiu HACCP cu ajutorul butonului Alta diagrama
- optiunea Salveaza: se salveaza diagrama flux creata pe disc; se poate asocia diagrama unui studiu HACCP deja existent (selectand studiul din lista de selectie si apasand butonul Salveaza fisier) sau se poate salva sub forma unui fisier care nu face referire la un studiu HACCP
- optiunea Listare la imprimanta : se listeaza toate paginile diagramei la imprimanta
- optiunea Previzualizare listare : se previzualizeaza pagina curenta a diagramei; astfel este posibila printarea paginii curente cu ajutorul butonului Print
- optiunea Setare imprimanta : se specifica setarile imprimantei (calitate, tip pagina etc.)
- optiunea Iesire: se paraseste controlul de diagrame flux

Meniul Editare:

- optiunea Stergere activitate : se sterge activitatea dorita (se pozitioneaza mouse-ul deasupra activitatii pe care dorim sa o stergem si se da click )
- optiunea Stergere conexiune : se sterge conexiunea dorita; se da click pe cele doua blocuri (activitati) intre care exista conexiunea pe care dorim sa o stergem
- optiunea Sterge titlul : se sterge titlul diagramei flux

Meniul Inserare:

- optiunea Pagina : se adauga in diagrama flux o noua pagina
- optiunea Titlu : se specifica titlul diagramei flux
- optiunea Activitate : se adauga pe pagina curenta a diagramei flux activitati care pot fi conectate intre ele
- optiunea Conexiune : se traseaza conexiunile intre activitatile (blocurile) dorite; se da click pe blocul de la care dorim sa plece conexiunea si cel la care dorim sa ajunga
- optiunea Conector pagini : se traseaza conexiunile intre pagini (intre un bloc de pe pagina curenta si unul de pe alta pagina in modul descris la optiunea Conexiune )

Meniul Setari:

- in acest meniu se specifica setarile pentru obiectele adaugate in diagrama (activitati, conexiuni) cum ar fi culoare bloc activitate, culoare linie conexiune etc.
- aceste setari se pot schimba si din fereastra de proprietati ale obiectului curent selectat pentru fiecare bloc in parte
- optiunea Grid : se poate activa aceasta optiune pentru o aliniere mai usoara a blocurilor (activitatilor) in diagrama

Datele ce tin de controlul diagramei flux (Numar revizie, Elaborat si Aprobat) se pot specifica in casetele text prezente in partea dreapta a ferestrei.

In aceasta sectiune a programului se editeaza instructiunile de lucru pentru sistemul HACCP. Pentru aceasta se va accesa butonul editare. Pentru vizualizarea instructiunilor de lucru anterioare se va accesa butonul arhiva.

Descrierea ferestrei Instructiuni de lucru pentru sistemul HACCP :

Butonul Adaugare activitate :

- cu ajutorul acestui buton se pot adauga activitati pentru studiile definite in baza de date
- studiul pentru care se va adauga o activitate noua se va alege din lista de selectie alaturata etichetei "Alegeti studiul"
- se vor introduce apoi informatiile noii activitatii: numar activitate, nume activitate si descriere activitate
- pentru adaugarea in baza de date se va apasa butonul Adaugare activitate
- daca doriti sa renuntati la adaugarea unei activitati se va apasa butonul Anulare
- pentru stergerea unei activitati se va proceda in felul urmator: se va selecta din tabelul prezent in partea de jos a ferestrei activitatea pe care dorim sa o stergem si se va apasa tasta Delete

Butonul Editare instructiune :

- cu ajutorul acestui buton se pot edita instructiunile de lucru pentru sistemul HACCP
- daca nu sunt definite activitati pentru studiile HACCP atunci nu se pot edita instructiuni de lucru, deci va trebuie sa adaugati activitati pentru studiile HACCP in modul prezentat mai sus
- in primul rand se va alege din lista de selectie studiul pentru care vrem sa editam o instructiune de lucru, iar apoi nr activitatii din lista de selectie alaturata etichetei "Nr. activitate"
- se trece apoi la editarea propriu-zisa a instructiunii: alegerea pericolelor, stabilirea clasei de risc, alegerea masurilor de control corespunzatoare pericolelor selectate, selectarea limitelor critice, procedurilor de monitorizare, actiunilor corective si celor preventive pentru masurile de control alese, alegerea unor simboluri grafice ajutatoare pentru controlul pericolelor si GMP, iar in final se completeaza datele legate de controlul documentului si informatiile legate de personalul instruit
- salvarea instructiunii de lucru se face apasand butonul Salvare instructiune; daca datele introduse nu sunt valide programul va va atentiona in legatura cu erorile prezente in instructiune

Dupa ce ati editat si salvat o instructiune de lucru puteti genera rapoartele corespunzatoare acesteia: planul HACCP, analiza pericolelor, pericole-puncte critice. Pentru listarea acestor rapoarte la imprimanta sa va da click dreapta pe raport si se va alege optiunea Print.

Observatie: in momentul in care o instructiune de lucru curenta este modificata si se schimba numarul reviziei curente, aceasta va fi automat trecuta in arhiva.

Butonul Stergere instructiune :

- cu ajutorul acestui buton se pot sterge instructiunile de lucru prezente in baza de date
- se va selecta instructiunea de lucru pe care doriti sa o stergeti si se va apasa tasta Delete

Descrierea ferestrei Arhiva instructiuni de lucru :

In aceasta sectiune se pot accesa instructiunile de lucru anterioare. Pentru fiecare dintre ele se pot genera rapoartele corespunzatoare prin intermediul butonelor din partea de sus a ferestrei.

De asemenea se pot sterge din arhiva instructiunile de lucru dorite prin selectare si apoi apasand tasta Delete.

In aceasta sectiune a programului se editeaza procedurile standard operationale. Pentru aceasta se va accesa butonul editare. Pentru vizualizarea procedurile standard operationale anterioare se va accesa butonul arhiva.

Descrierea ferestrei Proceduri standard operationale :

Butonul Adaugare procedura :

- cu ajutorul acestui buton se adauga in baza de date proceduri standard operationale noi
- pentru fiecare procedura in parte se vor completa informatiile corespunzatoare din casetele text prezente in fereastra
- pentru salvarea procedurii in baza de date se va apasa butonul Adaugare procedura
- daca doreste renuntarea adaugarii unei proceduri noi se va apasa butonul Anulare procedura

Butonul Proceduri existente :

- cu ajutorul acestui buton pot modifica sau sterge proceduri standard operationale deja existente in baza de date
- pentru modificarea unei proceduri existente se va proceda in felul urmator: se va selecta din tabel procedura pe care doriti sa o modificati si se va apasa tasta M
- dupa modificarea procedurii se va apasa butonul Salvare procedura pentru actualizarea ei in baza de date

Observatie: in momentul in care o procedura curenta este modificata si se schimba numarul reviziei curente, aceasta va fi automat trecuta in arhiva.

- pentru stergere se procedeaza in acelasi mod ca si pentru modificare numai ca se va apasa tasta Delete

Listarea procedurii standard operationale se face in modul urmator: se selecteaza procedura pe care doriti sa o listati la imprimanta si se apasa butonul Listare procedura

Descrierea ferestrei Arhiva proceduri standard operationale :

In aceasta sectiune se pot accesa procedurile standard operationale anterioare. Fiecare procedura poate fi listata la imprimanta cu ajutorul butonului Listare procedura.

De asemenea se pot sterge din arhiva procedurile dorite prin selectare si apoi apasand tasta Delete.

In aceasta sectiune a programului se poate salva baza de date HACCP pentru a preveni eventualele pierderi de date ulterioare. Pentru salvarea bazei de date se va apasa butonul salvare si se va alege locatie de pe disc unde doriti sa o salvati.

De asemenea tot in aceasta sectiune se poate restaura baza de date HACCP la o data anterioara. Pentru restaurare se va apasa butonul restaurare si se va incarca o baza de date salvata anterior pe disc.

In aceasta sectiune a programului se configureaza datele utilizatorului necesare pentru o functionare corecta a soft-ului.

Descrierea ferestrei Date utilizator :

Butonul Setari societate :

- cu ajutorul acestui buton se configureaza datele societati care utilizeaza soft-ul de consultanta HACCP; aceste date sunt esentiale pentru buna functionare a soft-ului si trebuie introduse la prima utilizare a programului
- dupa completarea informatiilor necesare se va apasa butonul Salvare
- la predarea soft-ului se va intocmi si un proces verbal de predare/primire care se listeaza cu ajutorul butonului Listare receptie
- tot aici se introduc angajatii societatii care vor fi implicati in sistemul HACCP

Butonul Setari principii HACCP :

- cu ajutorul acestui buton se actualizeaza informatiile din baza de date ce tin de principiile HACCP: pericole, masuri de control, limite critice, proceduri de monitorizare, actiuni corective, actiuni preventive
- actualizarea se face cu ajutorul butonului Adauga pentru adaugarea de notiuni noi in baza de date
- daca se doreste modificarea unei inregistrari din baza de date se va selecta inregistrarea si se va apasa tasta M
- pentru stergerea unei inregistrari se procedeaza in mod asemanator ca si la modificare numai ca se va apasa tasta Delete

Butonul ajutor: consultarea acestui ghid de utilizare a soft-ului.

Butonul principii HACCP: o scurta descriere a principiilor HACCP.